Datenschutzordnung

Der Pferdesportverband Bremen (nachfolgend der „Verband“ genannt) bekennt sich zum Datenschutz und somit zum Schutz der berechtigten Interessen seiner Mitglieder, Funktionsträger und Mitarbeiter.
In Vorbereitung einer Satzungsänderung zum Thema Datenschutz gibt sich der Verband eine Datenschutzordnung, um hiermit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) gerecht zu werden.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Verbandsarbeit wird mit sofortiger Wirkung wie nachfolgend geregelt:

1.
Der Verband erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse) unter Einsatz von Daten-verarbeitungsanlagen (EDV) zur Erfüllung der gemäß der Verbandssatzung zulässigen Zwecke und Aufgaben, beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung.
Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Mitgliederdaten:
Name und Anschrift des Vereins, Name und Anschrift der Vorstandsmitglieder, Jugend- und Sportwarte, Spartentrainer des Vereins, Kadermitglieder, Bankverbindung, Telefon- und Faxnummern, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten, Qualifikationen, Funktion(en) im Verein.

2.
Der Verband darf gemäß § 4 Abs.1 BDSG personenbezogene Daten nur erheben, ver-arbeiten oder nutzen, wenn eine Vorschrift des Bundesdatenschutzgesetzes oder eine sonstige Rechtsvorschrift dies erlaubt oder soweit das Mitglied eingewilligt hat.

3.
Die Mitglieder gestatten die Verwendung der persönlichen Daten für Zwecke des Verbandes, der sie unter Berücksichtigung der Vorschriften der Datenschutzgesetze und des Verbandszwecks zu verwalten hat. Die Gestattung ist jederzeit schriftlich widerrufbar, soweit dies mit der Mitgliedschaft im Verband vereinbar ist.

4.
Sofern es sich um Daten handelt, deren Verwendung für den Verband nützlich, aber nicht zwingend für dessen Wirken erforderlich sind, unterliegt deren Verwendung nach § 28 Abs. 1 Nr. 2 BDSG einer Interessenabwägung. In diesen Fällen erfolgt eine Abwägung zwischen den berechtigten Interessen des Verbandes mit den schutzwürdigen Interessen des betroffenen Mitglieds.

5.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verband grundsätzlich intern nur verarbeitet, wenn sie zur Förderung des Verbands-zweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

6.
Als Mitglied des Landessportbundes Bremen und der Deutschen Reiterlichen Vereinigung ist der Verband verpflichtet, bestimmte personenbezogene Daten dorthin zu melden.
Übermittelt werden an den Landesverband und die Deutsche Reiterliche Vereinigung Namen, Anschrift und Mitgliederzahl der Vereine, Namen der Vorstandsmitglieder mit Funktion, Anschrift, Telefonnummern, Faxnummer und Email- Adresse.

7.
Der Verband hat Versicherungen abgeschlossen oder schließt solche ab, aus denen er und/oder seine Mitglieder Leistungen beziehen können. Soweit dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Verträge erforderlich ist, übermittelt der Verband personenbezogene Daten seiner Mitglieder [Name, Adresse, Geburtsdatum oder Alter, Funktion(en) im Verein etc.] an das zuständige Versicherungsunternehmen. Der Verband stellt hierbei vertraglich sicher, dass der Empfänger die Daten ausschließlich dem Übermittlungszweck gemäß verwendet.

8.
Im Zusammenhang mit seinem Ausbildungsbetrieb, sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verband personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seinem Newsletter, auf seiner Homepage sowie auf Facebook und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien sowie elektronische Medien.
Dies betrifft insbesondere Start- und Teilnehmerlisten, Turnierergebnisse, Meisterschaften, Lehrgänge, Lehrgangslisten, Ehrungen, Wahlergebnisse sowie bei sonstigen Veranstaltungen anwesende Vorstandsmitglieder und sonstige Funktionäre. Die Veröffentlichung /Übermittlung von Daten beschränkt sich hierbei auf Name, Vereinszugehörigkeit, Funktion im Verband/ Verein und – soweit erforderlich – Alter oder Geburtsjahrgang. Ein Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffent-lichung von Einzelfotos seiner Person widersprechen. Ab Zugang des Widerspruchs unterbleibt die Veröffentlichung/ Übermittlung und der Verband entfernt vorhandene Fotos von seiner Homepage.

9.
In seinem Newsletter, Facebook sowie auf seiner Homepage berichtet der Verband auch über Ehrungen und Geburtstage seiner Mitglieder. Hierbei werden Fotos von Mitgliedern und folgende personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht: Name, Vereins-zugehörigkeit und deren Dauer, Funktion im Verband/ Verein und – soweit erforderlich – Alter, Geburtsjahrgang oder Geburtstag.
Berichte über Ehrungen nebst Fotos darf der Verband – unter Meldung von Name, Funktion im Verein, Vereins- sowie Abteilungszugehörigkeit und deren Dauer – auch an andere Print- und Telemedien sowie elektronische Medien übermitteln.
Im Hinblick auf Ehrungen und Geburtstage kann das betroffene Mitglied jederzeit gegenüber dem Vorstand der Veröffentlichung/Übermittlung von Einzelfotos sowie seiner personenbezogenen Daten allgemein oder für einzelne Ereignisse widersprechen. Der Verband informiert das Mitglied rechtzeitig über eine beabsichtigte Veröffentlichung/Übermittlung in diesem Bereich und teilt hierbei auch mit, bis zu welchem Zeitpunkt ein Widerspruch erfolgen kann. Wird der Widerspruch fristgemäß ausgeübt, unterbleibt die Veröffentlichung/Übermittlung. Anderenfalls entfernt der Verband Daten und Einzelfotos des widersprechenden Mitglieds von seiner Homepage und verzichtet auf künftige Veröffentlichungen/Übermittlungen.

10.
Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form soweit an Vorstands-mitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder herausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verband die Kenntnisnahme erfordern.
Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte) benötigt, wird ihm eine gedruckte Kopie der Liste gegen die schriftliche Versicherung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden.

11.
Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung dieser Datenschutz-ordnung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verband nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.

12.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten des austretenden Mitglieds sofort gelöscht, es sei denn es bestehen verbandsrechtliche oder steuerrechtliche Verpflichtungen des Verbandes zu einer längeren Aufbewahrung (§§ 145 – 147 AO). Falls Daten weitergegeben wurden, ist der Verband verpflichtet bei der empfangenden Stelle dafür zu sorgen, dass die Daten dort gelöscht werden. Dies gilt nicht für Teilnahme- oder Ergebnislisten bei Dachverbänden.

13.
Unterlagen, die der Verband nicht mehr benötigt, sind so zu entsorgen, dass Dritte keine Kenntnis von den darin enthaltenen Mitgliederdaten erlangen können.

14.
Jedes Mitglied hat im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften des Bundesdatenschutz-gesetzes (insbesondere §§ 34, 35) das Recht auf Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten, deren Empfänger und den Zweck der Speicherung sowie auf Berichtigung, Löschung oder Sperrung seiner Daten.

15.
Personenbezogene Daten der Beschäftigten des Verbandes i.S.v. § 3 Abs. 11 BDSG dürfen nach § 32 Abs.1 BDSG nur für Zwecke des Beschäftigungsverhältnissees erhoben, ver-arbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Begründung des Beschäftigungs-verhältnisses oder für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist. Diese Regelung betrifft Personen, welche in einem abhängigen hauptamtlichen Beschäftigungs-verhältnis stehen, z.B. Mitarbeiter der Verbandsgeschäftsstelle, ggfs. aber auch Honorartrainer.
Bei der Beschäftigung eigenen Personals gewährleistet der Verband, dass die Personaldaten strikt von den übrigen Daten (z.B. Mitgliedsdaten) getrennt werden.

16.
Alle Personen, die Zugang zu Mitgliederdaten haben, d.h. insbesondere die Funktions-träger des Verbandes, welche für ihre Aufgaben Mitgliederdaten erhalten, sind schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses zu verpflichten (§ 5 BDSG).

17.
Mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Datennach § 4f Abs. 1 BDSG sind folgende Funktionsträger des Verbandes beschäftigt: 1. Vorsitzender, 2. Vor-sitzender, Schatzmeister, Geschäftsführer, Dressurbeauftragte, Springbeauftragter, Voltigierbeauftragter, Jugendleitung und Pressebeauftragte.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist nicht erforderlich.

Für den Pferdesportverband Bremen
Bremen, den 1. August 2017

Walter Kind
Erster Vorsitzender